Die Stadt Korschenbroich bei Düsseldorf stellte die Herausforderungen für den Umzug ihrer drei Archive und vier Behörden, die im September dieses Jahres in das neue zentrale Rathaus der Stadt umgezogen werden mussten.  

Der Neusser Möbelspediteur nahm die Herausforderung gerne an und antwortete mit dem entsprechenden Know-how, einem exakten Projektmanagement sowie dem passenden technischen Equipment. In zwei aufeinanderfolgenden Projektphasen verlagerte die DMS Aschendorf das komplette städtische Archiv sowie das Inventar aller vier Behörden der nordrhein-westfälischen Stadt in das neue Rathaus an der Don-Bosco-Straße 6 „just in-time“.  

Projektphase 1: Archivumzug vom 02. bis 06. September

7500 Archivkartons, 800 Umzugskartons, 400 Zeitungskartons und 350 Paletten stellten das Inventar der drei Archive der nordrhein-westfälischen Stadt. Korschenbroich zählt um die 32.000 Einwohner, dass sich da über die Jahre eine beachtliche Menge an Akten und Dokumente ansammelt, ist nachvollziehbar. Verwaltungsakten werden geführt und wichtige Dokumente für jeden einzelnen Bürger abgelegt: von der Geburtsurkunde bis hin zu Infos über Versorgungsansprüche und vieles weitere.

15 DMS-Mitarbeiter und insgesamt 38 Lkw-Ladungen brauchte es letztlich, um das umfangreiche Akteninventar der Stadt von A nach B zu transportieren. Für eine zeitlich effiziente Standortverlagerung installierte das Umzugsunternehmen der DMS Rampenanlagen passgenau ins Treppenhaus. So konnten die DMS-Mitarbeiter das Material sicher und schnell in die neuen Räume im Keller bringen.

Basierend auf einem umfassenden Durchführungsplans und einer systematischen Planung nach Umzugsleitsystem wurden die in drei unterschiedlichen Archiven verteilten Akten und Dokumente chronologisch sortiert und anschließend im neuen Archiv zusammengeführt. Damit die städtischen Mitarbeiter der Stadt nach dem Archivumzug auch in den neuen Räumen sofort finden, was sie suchen.

Die Einteilung in zwei Projektphasen und der Archivumzug zu Beginn der Verlagerung hatte dabei gute Gründe. "Der Archivumzug ist die meiste Arbeit, darum ist es gut, damit anzufangen. Zudem hat es logistische Vorteile, mit dem Keller anzufangen und sich nach oben zu arbeiten", erklärt Nina Otten, Leiterin des Stadtarchivs das Vorgehen in der regionalen Onlinezeitung RPOnline.  

Projektphase 2: Büroumzug vom 26. bis 28. September

Nachdem sozusagen der Grundstein gelegt war und nur kurz vor der Eröffnung des neuen Rathauses von Korschenbroich wurde der Büroumzug von knapp 50 Arbeitsplätzen durch den Neusser Dienstleister für Unternehmensumzüge realisiert. In Anbetracht des Umzugsvolumens rund 520 Kubikmeter Umzugsgut inklusive 2.000 Umzugskartons, die in die neuen Büroräume verlagert werden mussten, eine knappe zeitliche Vorgabe.

So mag es erscheinen. Mit dem Einsatz effizienter Transporttechnik konnte der Zeitplan jedoch problemlos eingehalten werden. Nicht nur der Einsatz von Außenaufzügen erleichterte den Büroumzug enorm. Auch das Kran-Container-System an der Entladestelle garantierte eine zügige Einbringung von Umzugskartons, Möbeln, EDV-Geräten und sonstiger Büroausstattung in die neuen Büroräume der Behörden.  

Dank der speziellen Verlagerungssysteme der DMS wurde der komplette Büroumzug des Rathaus von Korschenbroich innerhalb von zweieinhalb Tagen durch die DMS realisiert. So konnten die städtischen Mitarbeiter, nachdem sie sich ihre Büros auch persönlich ein wenig eingerichtet hatten, pünktlich am 30. September die Pforten für die Bürger der Stadt öffnen.

Alles wie geplant: mit neu sortiertem Archiv und »frischen« Büroräumen.

Artikel von Lydia Galonska